Ventajas de la digitalización de documentos en el transporte
En el artículo de hoy, os vamos a hablar de la digitalización de documentos. Cuando hablamos de mejorar procesos, parece que este tema no tiene mucha importancia con respecto a otros, ¡pero todo suma!
Las nuevas tecnologías implican un proceso de transformación que puede ser altamente ventajoso para cualquier tipo de empresas. Gracias a la incorporación de diferentes herramientas al proceso productivo, los negocios pueden ahorrar en costes y mejorar su eficacia.
En este caso, el sector de la logística y el transporte es uno de los más beneficiados, puesto que hay muchos puntos “en la cadena” donde la empresa puede estar perdiendo dinero.
Beneficios de digitalizar documentos
La realidad es que la digitalización de envíos no solo supone un ahorro en costes, sino que permite a una empresa de transporte o de mensajería operar de forma mucho más eficiencia. Lo vamos a ver, a continuación.
1. Reducción de Costes
Efectivamente, la reducción de costes es uno de los principales motivos para digitalizar los documentos. Por un lado, la gestión se reduce drásticamente y se necesita mucho menos personal para el trato de documentos como las órdenes de compra, los albaranes o las facturas, entre otros muchos ejemplos.
2. Eficiencia
Gracias a la digitalización, cualquier persona involucrada en el transporte o su gestión puede acceder al documento, sin necesidad de tenerlo físicamente, esté donde esté. Esto hace que se comparta, información entre departamentos e incluso con el cliente, haciendo una gestión mucho más eficiente y rápida.
3. Automatización
Junto con la eficiencia, otra de las ventajas de la digitalización es la automatización de los procesos. Mediante el archivado de todos los documentos, se pueden acceder a todos ellos de forma ágil y segura. De igual manera, se permite automatizar procesos gracias a documentos estándar para su mejor clasificación.
4. Mayor control
Al digitalizar los documentos, puedes archivarlos mediante una serie de metadatos que incluyen datos clave de cada documento, a fin de ser encontrados con mayor facilidad, ser consultados o ser estudiados para mejorar el trabajo de la empresa.
5. Medioambiente
Otra ventaja reside en que se gasta mucho menos papel. Solo con tener una copia digitalizada, ya es suficiente. No se necesitan más copias para que cada persona del equipo la consulte.
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